Amikor minden elakad
Egy szervezet életét és jövőjét meghatározó nagy projekt mindig fokozott várakozásokkal indul. Stratégiai célok, jelentős erőforrások, vezetői figyelem és személyes elköteleződés kíséri az első lépéseket. Éppen ezért különösen nehéz helyzet, amikor a megvalósítás során komoly nehézségek, csúszások vagy minőségi problémák jelentkeznek. Ilyenkor sok szervezet ösztönösen gyorsítani próbál: több erőforrást von be, szorosabb határidőket szab, vagy egyszerűen "átlendülni" igyekszik a problémákon. Pedig számos esetben épp az ellenkezője a célravezető: tudatosan megállni, és őszintén feltárni a gondokat.
A megállás nem a kudarc beismerése
Fontos különbséget tenni a megtorpanás és a stratégiai megállás között. Az utóbbi nem a tehetetlenség jele, hanem felelős vezetői döntés. Egy nagy projekt esetében a problémák gyakran rendszerszintűek: homályos célok, nem tisztázott döntési jogkörök, túlzott optimizmusra épülő tervek vagy rejtett szervezeti feszültségek állnak a háttérben. Ezeket nem lehet pusztán extra erőfeszítéssel "ledolgozni".
A megállás lehetőséget teremt arra, hogy a szervezet kilépjen az operatív sodrásból, és feltegye azokat a kérdéseket, amelyekre a napi végrehajtás közben nincs tér. Ez a lépés hosszú távon nem lassítja, hanem gyorsítja a haladást – mert megelőzi a rossz irányba történő további befektetéseket.
Az őszinte helyzetfeltárás alapelvei
Az őszinte feltárás nem egyenlő a bűnbakkereséssel. Éppen ellenkezőleg: akkor működik jól, ha biztonságos keretek között zajlik, és a tanulásra fókuszál. Néhány alapelv, amely segíti ezt a folyamatot:
Tények a feltételezések helyett. Mi az, ami ténylegesen megtörtént? Milyen adatok, visszajelzések, mérföldkövek támasztják alá a problémák létezését?
Rendszerszintű szemlélet. Ritkán egyetlen döntés vagy szereplő okozza a gondokat. A struktúrák, folyamatok és ösztönzők vizsgálata gyakran többet mond, mint az egyéni teljesítmény értékelése.
Több nézőpont bevonása. A projekt különböző szintjein dolgozók mást látnak problémának. A vezetői, szakértői és operatív tapasztalatok együtt adnak teljes képet.
Kimondható dilemmák. Az olyan kérdések, mint "valóban reális-e a cél?", "megvan-e a szükséges kompetencia?", vagy "jó sorrendben haladunk-e?", gyakran tabuk – pedig kulcsfontosságúak.
A vezetői szerep jelentősége
A megállás és feltárás minősége nagymértékben a vezetői hozzáálláson múlik. Ha a vezetés kizárólag eredményeket vár, de nem ad teret a problémák nyílt megfogalmazásának, akkor a szervezet elhallgat, kozmetikáz vagy késlelteti a rossz híreket. Ennek következménye szinte mindig a probléma felnagyobbodása.
Ezzel szemben az a vezetői magatartás, amely kimondja: "Most fontosabb megérteni, mi történik, mint gyorsan haladni", erős bizalmi hatást kelt. A csapatok ilyenkor nem gyengének, hanem érettnek látják a szervezetet. Ez a bizalom később a végrehajtásban is megtérül.
Mit nyer a szervezet az őszinte szembenézéssel?
Egy jól levezetett megállás és helyzetfeltárás kézzelfogható eredményeket hoz:
Tisztább prioritásokat. Kiderül, mi valóban kritikus, és mi halasztható vagy elhagyható.
Reálisabb tervezést. Az újratervezés már valós tapasztalatokra épül, nem feltételezésekre.
Erősebb elköteleződést. A résztvevők jobban magukénak érzik a módosított irányt, mert részesei voltak a felismeréseknek.
Szervezeti tanulást. Az így megszerzett tudás a következő nagy projektekben is hasznosul.
Előretekintés: a megállás mint versenyelőny
Gyorsan változó környezetben különösen felértékelődik az alkalmazkodóképesség. Azok a szervezetek, amelyek képesek időben megállni, reflektálni és korrigálni, nem gyengébbek, hanem ellenállóbbak. A nagy projektekben felmerülő nehézségek nem feltétlenül a rossz döntések bizonyítékai – sokkal inkább annak a próbatételei, hogy a szervezet mennyire képes tanulni saját működéséből.
Az őszinte szembenézés tehát nem hátralépés, hanem tudatos irányváltás. Egy olyan döntés, amely rövid távon bátorságot, hosszú távon pedig stabilabb eredményeket igényel – és hoz.